MS Excel क्या है? MS Excel के Features

MS Excel क्या है?

MS Excel यानी Microsoft Excel Microsoft कंपनी द्वारा बनाया गया एक सॉफ्टवेयर है. जो MS office यानी माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के साथ आता है. MS Excel spreadsheet (स्प्रेडशीट) बनाने के लिए उपयोग किया जाने वाला सॉफ्टवेयर है।


MS Excel क्या है
MS Excel क्या है



इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल Spreadsheet, worksheet और टेबल्स बनाने के लिए किया जाता है. इसमें रो और कॉलम पहले से ही दिए रहते है इसमें बहुत से cell होते है जिनमे हम अलग अलग डाटा भरते है. इसके रो और कॉलम हमारी जरूरत के हिसाब से expand होते जाते है.

इस सॉफ्टवेयर की मदद से हम अपना डाटा जैसे मार्कशीट, कर्मचारियों के बेतन की जानकारी या किसी भी चीज़ का हिसाब-किताब एक साफ़ सुथरे ओर्गानिज़ ढंग से बना सकते है.




पहले हमें इतने सारे डाटा को रखने के लिए कई हजारो फाइल्स बनानी पड़ती थी लेकिन MS Excel के आने के बाद काफी मदद मिली है.



MS Excel को कैसे ओपन करें?

MS Excel को आप डेस्कटॉप पर बने आइकॉन पर क्लिक करके ओपन कर सकते है. अगर आपको डेस्कटॉप पर इसका कोई आइकॉन नज़र नहीं आ रहा है तो आप start मेनू ओपन करके उसमे 'excel' सर्च कर सकते है और इसके आइकॉन पर क्लिक करके ओपन कर सकते है.


इस तरह से आप विंडोज 7, 8 और 10 में MS Excel ओपन कर सकते है.

MS Excel विंडो के कुछ Elements

MS Excel Window
MS Excel Window


MS Excel के कुछ Elements इस प्रकार है -

Title bar

Title bar MS Excel विंडो का सबसे ऊपर का भाग होता है इस पर फाइल का नाम लिखा होता है साथ में इसके दाई तरह 5 बटन होतें है जिनमे से पहला बटन help के लिए दूसरा बटन इसी विंडो के एक हिस्से जिसे Ribbon कहा जाता है को दिखाने और छिपाने के लिए होता है.

इसके बाद बाले बटन common विंडो बटन होते है यानी ये हर विंडो में होते है जो विंडो को क्लोज करने, मिनीमाइज करने और resize करने के काम आते है.

इसमें बायीं ओर एक और छोटा सा हिस्सा होता है जिसे quick access toolbar कहते है इसमें बहुत सारे बटन होते है जिन्हें हम अपने हिसाब से कस्टमाइज कर सकते है.




Menu bar

यह title bar के ठीक निचे होता है इसमें बहुत सारे option होते है जैसे File, Insert, Design आदि जिनके बारे में हम बाद में बिस्तार से पड़ेंगें. इस पोस्ट में हम केवल MS Excel क्या है (in Hindi) पड़ेंगे.


Ribbon

यह MS Excel का वो हिस्सा है जिसपर ओपन किये गए Menu के अंदर के सारे टूल्स दिखाई देते है. यह ठीक menu bar के निचे ही होता है. इसमें File menu को छोड़कर सारे menu के tools दिखाई देते है.

Office button या File button

Office बटन MS office के पुराने version में हुआ करता था लेकिन आजकल इसकी जगह 'File' नाम के बटन ने ले ली है जो की इसकी तरह ही काम करती है. इसमें हमें कुछ basic features जैसे फाइल को सेव करना प्रिंट करना आदि मिल जाते है.

Name box

यह ribbon के निचे बायीं तरफ दिखाई देता है जिसमे करंट cell का नाम दिखाई देता है और हम इसमें किसी भी cell काम नाम डालकर उस cell पर पहुँच सकते है.


Formula bar

यह name बॉक्स के बगल में ही दिखाई देता है. इसमें हम फार्मूला का इस्तेमाल करके डाटा पर ऑपरेशन कर सकते है जिनके बारे में हम आगे की पोस्ट में बात करेंगे.


Text Area या sheet

यह MS Excel का main हिस्सा होता है हम अपने document का डाटा इसमें ही लिखते है. हम अपने document को write और एडिट यहीं पर करते है.


Scroll bar

इसकी मदद से document को हम horizontally या vertically scroll कर पाते है.

Status bar और Zoom slider

Status bar में करंट status शो होता है जैसे Ready और इसमें ही दाई ओर एक और फीचर होता है जिसे zoom slider कहते है इसकी मदद से हम sheet को zoom in और zoom out कर सकते है।

MS Excel के features

User interface
Pivot Table & Chart Report
Conditional Formatting
Automatically edits the result
Find and Replace Command
Password Protection 
Print Optimization
Data Sorting & Data Filtering
Built-in formula
Filter


MS Excel में File कैसे बनायें?

इससे पहले की हम इसमें कोई फाइल बनाए हमे रो और कॉलम के बारे में जान लेना चाहिए
Row Horizontal cells होती हैं और column verticle cells होती है जिन्हें आप निचे दी गयी इमेज से आसानी से समझ सकते हैं.

MS excel row and column
MS excel row and column


MS Excel के बारे में तो हम जान ही चुके है. आइये अब इसमें एक बेसिक document बनाते है. इसमें हम कोई फार्मूला या और कुछ नहीं लगाएंगे इसमें बस हम एक छोटी से लिस्ट बनाएंगे. जिसमे हम तीन कैंडिडेट विशाल, राज और रोहित के मैथ्स, इंग्लिश और हिंदी के मार्क्स store करेंगे.


इसके लिए आपको सबसे पहले MS Excel को अपने कंप्यूटर में ओपन करना होगा.


ओपन करने के बाद हमें इसमें सबसे पहले लेबल बनाने होंगे क्यूंकि हम अपनी फाइल में तरह-तरह का डाटा रखने वाले है जिसको हमें अलग-अलग नाम यानी लेबल देना होगा.

लेबल document की पहली row में दिए जाते है तो हम row के सबसे पहले cell को सेलेक्ट करेंगे और उसमे लिखेंगे 'no.' जिसके निचे हम कैंडिडेट को सीरियल number देंगे. उसके बाद हम दूसरा cell सेलेक्ट करेंगे जिसमे हम 'Name' लिखेंगे उसके बाद के cells में क्रमशः 'Maths', 'English' और 'Hindi' लिखेंगे.

अब इसके बाद हमें सबसे पहले कॉलम में सारी वैल्यूज देनी है क्यूंकि हमारे पास तीन कैंडिडेट है तो हम 'No.' वाले column के निचे बाले rows में एक से तीन तक number लिखेंगे.

इसके बाद वाले कॉलम में यानी जिसके पहले row में 'Name' लिखा हुआ है के निचे वाले rows में तीनो कैंडिडेट के नाम लिखेंगे. उसके बाद वाले कॉलम के निचे क्रमशः 'Maths', 'English' और 'Hindi' के नंबर लिखते जाएंगे.


इसके बाद आपको अपना document सेव करना है सेव करने के लिए MS excel विंडो के File button या office बटन को दबाएँ. उसके बाद आपको इसमें 'save as' का option मिलेगा जिसको आपको सेलेक्ट करना है सेलेक्ट करने के बाद browse पर क्लिस्क करना है और फिर फोल्डर सेलेक्ट करने के बाद 'save' बटन पर क्लिक करना है.


यह सब करने के बाद आपकी फाइल कुछ ऐसी दिखेगी.


MS excel document
MS excel document



Excel में sheet कितनी होती है?

Excel में 255 work sheet होती है जब भी हम एक नई workbook खोलते हैं तो उसमे by-default तीन worksheets (Sheet1, Sheet2, Sheet3) दिखाई देती है। एक spreadsheet/worksheet के अंदर 1,048,576 Rows और 16384 Columns होते है और 17,179,869,184 Cell होती है Columns को alphabets से denote किया जाता है।

जैसे - A, B, C, D और Rows को numbers से denote किया जाता है जैसे - 1, 2, 3, 4 और ये दोनों Row और columns एक दूसरे को intersect करते है तब एक Cell बनता है जैसे - A1, B1, A2, B2, A3, B3 और cell को एक्सेल की सबसे छोटी रेंज कहा जाता है जिसमे सबसे पहली Cell "A1" को होम cell कहते है।


Excel में Row, Columns और Cell की संख्या

Rows = 1,048,576

Columns = 16384

Cells = 17,179,869,184

Characters in single cell = 32,767


Excel में Cell, Worksheet और Workbook क्या है?

workbook - वर्कबुक एक्सेल की फाइल को कहते है जिस पर हमे कार्य को करना होता है workbook में आप देखेंगे की काफी सारी Cells होती है एक वर्कबुक में 255 work sheet होती है जब भी हम एक नई workbook खोलते हैं तो उसमे by-default तीन worksheets (Sheet1, Sheet2, Sheet3) दिखाई देती है।

worksheet - Excel में 255 वर्कशीट होती है worksheet cells का एक संग्रह होती है और प्रत्येक वर्कशीट के अन्दर 1,048,576 Rows, 16384 Columns और 17,179,869,184 Cell होती है। 

Cell - सेल एक्सेल की सबसे छोटी रेंज होती है जिसमे text, number आदि को रखा जाता है व गणना करने के लिए formula लगाया जाता है प्रत्येक cell, row और columns के intersect से बना होता है जैसे - A1 जहां A column को और 1 row को दर्शाता है।


Office में MS Excel को use करने के फायदे।

  • जटिल Calculation करने में। 
  • form भरने के लिए। 
  • Employees & Clint की जानकारी को स्टोर करने में। 
  • Attendance और salary का हिसाब रखने के लिए। 
  • वित्तीय, ऋण, बजट इत्यादि की report तैयार करने व गणना करने के लिए। 
  • किसी भी तरह की report का chart बनाने में। 
  • Bill और invoice तैयार करने में।




अगर आपको MS Excel और MS Access में अंतर जानना है तो निचे दिए गए Link पर जाएं:-




दोस्तों, आज की Post में हमने जाना की MS Excel क्या है? साथ ही हमने MS Excel के Features के बारे में भी बात की। उम्मीद है की आपको यह Post पसंद आई होगी और काफी कुछ नया सीखने को मिला होगा। अगर आपका इस विषय में कोई भी सवाल या सुझाव है तो हमें निचे Comment में जरूर बताएं और इस Post को अपने दोस्तों के साथ भी जरूर Share करें।

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